Pólitica Tratamiento de Datos

INFORMACIÓN IMORTANTE

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE AYB EQUIPOS MEDICOS SAS 

 

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información:

AYB EQUIPOS MEDICOS SAS: Comercializador y distribuidor de equipos médicos.

2. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales: Los datos personales que AYB EQUIPOS MEDICOS SAS recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

2.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS:

El tratamiento de los datos se realizará con el fin de brindar las medidas básicas de seguridad y privacidad para el tratamiento y protección de datos personales de su titular, a los cuales pueda tener acceso durante el desarrollo de su actividad comercial y mitigar perdidas, consultas, modificaciones o cualquier otro manejo no autorizado, de acuerdo con la normatividad vigente, y requerimientos de las entidades públicas y privadas que vigilan el comportamiento económico y administrativo de la compañía.

2.2. En relación con el funcionamiento de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS:

2.2.1. Recurso Humano:

El Tratamiento de los datos se realizará para los procesos de selección, vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, pagos o actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS, así como para su retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con el responsable del tratamiento de la información. (incluye, entre otros, a funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).

2.2.2. Proveedores y Contratistas de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS:

El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo ordinario de sus negocios, así como del proceso de gestión contractual de productos o servicios que AYB EQUIPOS MEDICOS SAS requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

2.2.3. Clientes de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS:

Con ocasión a las obligaciones contractuales o extracontractuales con sus clientes, los cuales corresponden al curso ordinario de sus negocios e incluye entre otras, facturación, ordenes, acceso físico a las instalaciones de AYB EQUIPOS MEDICOS, cotizaciones, revisiones de información crediticia, reporte a centrales de riesgo, etc.

 

3. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. AYB EQUIPOS MEDICOS SAS deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:A) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;C) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

   D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

   E) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

   F) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

   G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

   H) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

   I) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

   J) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

   K) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

   L) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

   M) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

   N) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

 

4. Derechos de los Titulares: 

4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AYB EQUIPOS MEDICOS SAS como responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AYB EQUIPOS MEDICOS SAS como responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

4.3. Ser informado por AYB EQUIPOS MEDICOS SAS como responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por: El titular previa acreditación de su identidad, su apoderado y sus herederos quienes deberán acreditar tal calidad, por su representante legal, y cualquier otra persona que determine la ley u orden judicial.

 

5. Datos Sensibles:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por AYB EQUIPOS MEDICOS SAS, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

 

6. Datos de Menores de Edad:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, en aras de salvaguardar y respetar los derechos de los niños, niñas y adolescentes. 

7. Autorización del Titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

8. Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

8.1. Información requerida por AYB EQUIPOS MEDICOS SAS en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

8.2. Datos de naturaleza pública.

8.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

8.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

8.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Atención Y PROCEDIMIENTO de Peticiones, Consultas y Reclamos:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes enviará solicitud al responsable de la información, el cual ha designado los siguientes canales de comunicación:

La solicitud deberá presentada por intermedio de los canales de atención descritos en el numeral anterior, la cual será atendida en un término no mayora quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no fuere posible responder la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo, el titular de la información, que considere que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar su solicitud a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

9.2.1. Nombre e identificación del Titular

9.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

9.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

9.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que AYB EQUIPOS MEDICOS SAS no sea competente para resolver la solicitud presentada ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si la solicitud resulta incompleta, AYB EQUIPOS MEDICOS SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquélla.

Una vez recibida la solicitud de manera completa, AYB EQUIPOS MEDICOS SAS incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “solicitud en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida o resuelta.

 

10. TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES: 

La transferencia o transmisión de datos personales de los titulares, por parte de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS, será debidamente tratada con el fin de garantizar el cumplimiento de esta política, teniendo en cuenta que la transferencia y/o transmisión se realizará únicamente para asuntos estrictamente relacionados con AYB EQUIPOS MEDICOS SAS por lo cual, no podrá ser usada o destinada con propósito o fin distinto. En los eventos de transferencia internacional de datos personal se observará lo contenido en el artículo 26 de la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

 

11. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS.

La presente política, así como la base de datos de AYB EQUIPOS MEDICOS SAS rige a partir de su expedición y se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

 

JUAN CARLOS BERNAL

Representante Legal

Expedida en Bogotá D.C., el día 28 de octubre del año 2022.

Versión 2.0